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どんどん増える書類の管理どうしていますか？

会社を運営していると気づけば自然とと溜まっていく、「契約書」「会計書類」「資料」などの書類関連。
会計書類は会計会社に一時的に預けている法人様も多いと思いますが、会計会社から戻ってきた際にどこに保管するか困ってしまうという事が良くあります。

■社内のキャビネットなどのスペースで保管している法人様へ

貴重なオフィススペースを普段使わない書類置き場として利用するのは非常にもったいないです。また、オフィススペースには当然限界があり、いずれ保管スペースが足りなくなります。
書類の保管は「保管コスト」や「セキュリティ」などの観点から専用の保管場所を確保するのが正攻法です！

■トランクルームをお使いの法人様へ

現在、トランクルームをご利用中の法人様もいらっしゃるかと思います。そんな法人様に多いのがトランクルームにとりあえず段ボールを積み上げているという場合はほとんどで、いざ必要となった場合にリスト化されておらず探せないなんてことも。また、スタッフの探す手間と時間を考えると想像以上にコストがかかります。
「書類のリスト化」「管理コストの削減」という観点から法人様向け書庫サービスの利用がおススメ！

法人様のお悩みクラウドルームが全て解決！

多くの法人様が書類の管理に課題を抱えていますが、その中でも特に多いのが以下の3つです。

・書類の保管場所が無い
・書類の管理が難しい
・書類の廃棄はどうする？

これらのお悩みをクラウドルームの「書庫サービス」はワンストップで解決いたします！

■書類の保管場所が無い

簡単に書類の保管ルールを決めるだけで、保管場所に悩むことはなくなります。
例えば、「使用頻度の少ない部署の書類は毎月1回段ボールにまとめてクラウドルームに預ける」「半年前の書類はファイル毎にクラウドルームに預ける」「保管期限が過ぎた書類はクラウドルームに依頼して溶解処理して廃棄する」などのルールを決めればあとは、マイページまたはメール・lineにて預入れ・取出し・廃棄の連絡をするだけでOKです！

■書類の管理が難しい

書類の管理で重要なのはリスト化と保管場所の座標管理です。ただこの作業はかなり大変で量が多くなれば多くなるほど複雑化していきます。トランクルームを借りている場合にもトランクルーム内に棚を設置し座標管理するのはなかなか困難です。
クラウドルームであれば、「箱ごと」「ファイルごと」に名前を付けて管理でき、PCやスマホから預けているアイテムを確認可能です。取出したいアイテムや廃棄したいアイテムがあれば検索機能を使って簡単に探すことが出来ます！

■書類の廃棄はどうする？

保管している書類も必要なくなった時点で廃棄をする必要があります。例えば会計書類の場合、会社によってい税法上の5年保管、または税務署から税務調査で保管義務の2年延長を想定し7年保管、日本の会社法上の保管義務に合わせて10年保管などルールを決めて保管後には廃棄をしていると思いますが、慎重に廃棄業者を選ばないと機密情報の廃棄に適さない方法で廃棄する業者も存在します。
クラウドルームでは、ISO9001取得済の廃棄処理業者と提携し、細かく裁断し、攪拌し復元できないようにしたのち圧縮してから溶解処理という手順で廃棄処理を行っております。処理には弊社担当者も立ち合いご希望される場合には廃棄処理のCertificateを弊社と廃棄業者からの2通お出しすることが可能なので安心です！

クラウドルーム書庫サービスの強みと選ばれる理由

「トランクルームを借りての自社管理」「社内・自社倉庫での書類保管」など保管方法は色々ある中でクラウドルームの書庫サービスが選ばれるのには理由があります！
クラウドルームの書庫サービスの強みや選ばれる理由をご紹介いたします。

■保管場所を秘匿しセキュアに保管・管理

クラウドルームでは、保管倉庫の場所に関しては公表せず、直接受け取りたい場合には検品センターの窓口での受け取りのみとさせていただいております。これにより場所が特定されやすいトランクルームとは異なり高い機密性を担保しております。
また、タイでよくある洪水や浸水トラブルのない地域に倉庫を構え、24時間セキュリティー・空調設備の整った倉庫で万全を期して大切な書類を保管いたします。

■少量からでもご利用いただけます。

自社で倉庫を借りるほどの量ではないけど、個人情報の含まれる書類を預けたいという「美容室」「塾」「マッサージ」などの業種の方に1ファイルから預入れが可能なクラウドルームはお喜びいただいております。
また、すでにトランクルームをお持ちの場合にも、倉庫内を整理しながら部分的にクラウドルームに移行していくという形でご利用を開始していただいている法人様もございます。試験的に使ってみたいという法人様もお気軽にお問合せ下さい。

■パソコン・スマホからいつでも書類を確認

クラウドルームの書庫サービスでは、法人様毎にマイページをご用意させていただくのでPCやスマホからいつでも保管している書類をご確認いただけます。取出しや廃棄もマイページから簡単に行えるのでクラウドストレージに書類を預けている感覚で簡単に操作していただけます。取出しは最短当日にオフィスまでお届けするので緊急時の取出しも安心です。
今までエクセルや紙などでリスト管理していた物が全てマイページに置き換わります。

■管理コストの削減が可能

現在、トランクルームやセルフストレージサービスをご利用中のお客様はクラウドルームの利用により保管スペースのコストの削減が可能です。今までの保管料金より大幅に削減可能な場合がございますので是非お気軽にお見積もりください。
また一般的なストレージ利用の場合に発生する、書類の預入れや取り出し・運搬・廃棄などの業務を丸投げ出来るのでスタッフの方の業務付加の削減も可能です。

■タイで10年以上の実績を持つ企業がサービス提供

クラウドルームはタイで「ベリーモバイル」という通信サービスや「Wizberry」というモバイルセキュリティーを提供しているa2networkが運営しております。タイで10年以上の実績がある企業がしっかりとサポートいたします。
日本語・英語・タイ語の３か国語対応で高品質なサポートを提供しております。

まずはお気軽にお問い合わせください。

クラウドルームでは、現在オープン記念として「見積り・初回送料無料キャンペーン」を開催しております。
現在、預けたい荷物がある法人様や、既存の倉庫からの切り替えを検討されている法人様はまずはお気軽にお問合せ下さい。

バンコクのセルフストレージ・トランクルームの事なら、CloudRoom(クラウドルーム)にお任せください！

 

Mail  ：cs@cloudroom.me(日・Eng・ไทย)
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