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会社に置いてある書類や備品の管理は面倒！

最近はペーパーレス化が進んでおり以前より書類の量減少傾向にありますが、それでもかなりの量の書類が会社内に保管されているのではないでしょうか？

特に保管義務がある会計書類は多くの法人様が保管場所や管理方法に頭を悩ませています。
保管期間が終わった書類から廃棄したいものの、すべてをリスト化し期間を管理することはかなり負担になります。
また、法人の書類保管期限は何年が正解なのか分からないという事もあり管理をより複雑化させています。

以前のブログで書類の保管期限に関してご紹介しておりますのでご興味がある方はぜひご確認ください。”｝
≫法人の書類保管期限は何年が正解？

次にイベントの際に作ったイベントグッズや、挨拶周りの際のノベルティーなどの備品、印刷したパンフレットや商品サンプルの在庫など会社に保管しているモノはかなりの数があるでしょう。

オフィスの賃料は高い場所も多く、こういった書類の保管や備品の保管にスペースを割くのはかなりコスパが悪いと言えます。
また、散らかったオフィスは集中して仕事出来る環境とは言えず、スッキリ片づける必要があります。

書類を置くだけの場所を借りるのは微妙

よくあるタイプのスペースを借りるだけのトランクルームは書類の管理には向かない点がいくつかあります。

書類の管理で一番重要なのは預けている書類をリスト化し管理できるかどうかにかかっています。
段ボールを積み上げて管理する場合には、どこにどの書類を置いているかを直感的に探すことが難しく、探すのに時間がかかったり、紛失したりといったトラブルが考えられます。また、トランクルームまで出向き該当する書類を探す作業は社員の方にとってもストレスです。

このような現在トランクルームをご利用のお客様からの乗換えも最近増加しております。
クラウドルームを利用するメリットをご紹介いたします。

クラウドルームなら書類の管理がワンストップ！

クラウドルームでは書庫サービスを提供しており、書類の管理をワンストップで行うことが可能です。

■Door to Door 配送サービス

クラウドルームでは預入れ・取出しの際にDoor to Doorで荷物を配送いたします。
御社の社員の方はPCやスマホから預入れ・取出しの申し込みをするだけでOKです。最短当日預入れ・取出しが出来るので急に必要になった場合にも安心です。

■ファイル毎の管理も可能

預入れ単位で取出しが可能です。例えば「契約書2021年1月」とファイルに名前を付けて管理をして、必要な時にそのファイルだけを取り出すことが可能です。
もちろん箱に入れて管理を行う事も可能です。

■オンラインでアーカイブ

トランクルームを自社で借りて管理を行う場合、倉庫内のマッピングや箱・資料のナンバリングなど最初の準備で諦めてしまう法人様が多いです。
クラウドルームであればマイページでアーカイブされているので、確認・検索も簡単です。

■セキュア廃棄オプション

個人情報や取引先情報が含まれる書類の廃棄は法人様にとって課題の一つです。クラウドルームではオプションとして資料の溶解処理を行う廃棄サービスを提供しております。
廃棄証明書の発行も行っておりますので安心してご利用いただけます。

書庫サービスご利用の際によくあるご質問

Q.かなりの数の段ボールがあるのですが、対応可能ですか？
A.例えばビジネスプランであれば約100個の段ボールを預入れ可能です。逆に預入れ量が少ない場合にもKingFile1冊を10Cell=30THBで預けていただけます。

Q.セキュリティーは問題ないですか？
A.家クラウドルームでは、24時間警備システムを導入し監視しております。また他のトランクルームのように他の利用者が倉庫内に入ることはございません。

Q.倉庫に行って直接管理することはできますか？
A.倉庫の場所を秘匿している関係から、倉庫内で直接管理することはできません。場所を秘匿することによち高い秘匿性を担保しております。

バンコクのセルフストレージの事ならCloudRoom(クラウドルーム)にお任せ！

バンコクのセルフストレージ・トランクルームの事なら、CloudRoom(クラウドルーム)にお任せください！

 

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