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会計書類の保管期限は何年？

日本では、決算帳簿のような会計資料の保存期間は法人税法上、10年と定められております。
会社法上の保管義務として、預金通帳や棚卸表は7年と定められております。
どちらにも属するものは、「長い方」が適用されます。

タイも考え方は近いようです。

タイは、5年？7年？10年？

保管期限について、各社の解釈により、5年というところもあれば、10年というところもございます。中には、7年で運用していることもございます。

この解釈の違いについて、J Glocal Accountingに取材いたしました。

 

”5年、7年、10年と資料によって帳簿の保管義務が異なる理由は、通常5年までの帳簿資料保管義務があるので、5年という見解。
税務担当官の判断で2年帳簿の保管義務が延長できるので7年という見解。
租税に関する事項が10年なので10年という見解。
これらの観点から複数の見解があります。

また、民商法典上では第１２７１条で清算後登記官の義務として１０年間の帳簿資料保管義務があります。
あくまでもこの条文は登記官の義務ですが、実際には清算結了登記時点では原本の提出を行うという事はせずに、帳簿の保管場所を開示するという事が行われます。
そのため、担当官から書類の開示を求められる事があった場合には、清算人への開示義務が出てしまうため、10年の保管という見解が出てまいります。”

ということで、税法上は5年のようですが、税務署から税務調査で保管義務を2年延長されることがあるので、7年。
いわゆる、日本の会社法上の保管義務では10年。ということで、３パターンの解釈が存在するようです。

義務違反の場合の罰則規定は？一般企業は、どうしてる？

会社法上の保管義務期間は、税務調査などのイベントが無い為、実際は会社清算や、M&Aなど特別な事由がない限りは発生しえなそうです。
とは言え、実は弊社も10年保管ルールで運用しております。

多くの日系企業さんは、何年の保管ルールで運用しているのか、また、もし、5年保管とした場合に、どのようなリスクがありえるのか、再度、J Glocal Acountingから回答を頂きました。

”実際には、10年保管ルールで運用されているところが多い印象です。
10年保管義務違反を起こした場合の罰則規定については、帳簿/資料が何か、また、求められる理由によって異なる事があり、一概には言えません。
開示を役所から求められた際全部の開示では無く、基本的には役所が調査対象とする特定書類になるかと思います。

最大のリスクで考えた場合保管していない＝開示が出来ないという理解になりますので、民商法典上は第42条（7年以内の禁固または14万バーツ以下の罰金または併科）が適用される事になるかと思います。”

参考：「会社・協会・財団にかかる 違法行為規定法」 JETRO訳

書類はスマートに保管

タイでも、eWithholding Taxや、eTaxInvoiceの流れなど、ペーパーレス化の議論が盛んに行われ、実運用も開始しております。
しかしながら、やはり、会計資料のみならず、根強い紙文化であり、また、直筆サインのみが有効となるやり取りが多いのが現状です。

重要書類データをオンラインストレージで一元管理するイメージで、重要書類の紙も、スマートに保管しませんか？

 

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