ข่าวสารล่าสุด

 

ปัญหากองเอกสารที่วางทับซ้อนกันเป็นปัญหาที่หลายคนต้องเผชิญ หากปล่อยไว้เป็นเวลานาน กองเอกสารก็จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนกลายเป็นเรื่องยากที่จะจัดการ บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนง่ายๆ ในการจัดการเอกสารเหล่านี้อย่างถาวร

เริ่มต้นด้วยการตั้งใจเคลียร์กองเอกสารทีละนิดทุกวัน สิ่งที่ไม่จำเป็นควรทำลายด้วยเครื่องทำลายเอกสารเพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลส่วนตัว จากนั้นคัดแยกเอกสารที่ต้องเก็บ เช่น เอกสารที่ต้องการการดำเนินการต่อ หรือเอกสารที่ต้องเก็บในระยะยาว

วิธีจัดระเบียบกองเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

1.ใช้แฟ้มเก็บเอกสาร

สำหรับผู้ที่มีเอกสารไม่มาก การใช้แฟ้มเก็บเอกสารเป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกที่สุด เพียงแค่ติดป้ายบอกหมวดหมู่ของเอกสารแต่ละแฟ้มแล้วเก็บในลิ้นชัก หรือตะกร้าขนาดเล็กก็เพียงพอ

2.ใช้ตู้เอกสาร

สำหรับคนที่มีกองเอกสารจำนวนมากหรือมีเอกสารที่สำคัญจำนวนมาก ควรพิจารณาใช้ตู้เก็บเอกสารซึ่งมีพื้นที่เก็บมากกว่าและปลอดภัยมากกว่า อย่าลืมติดป้ายบอกหมวดหมู่เอกสารบนแต่ละแฟ้มเพื่อความสะดวกในการค้นหา

3.จัดระเบียบเป็นประจำ

เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดกองเอกสารอีกในอนาคต ควรจัดการเอกสารเป็นประจำ อย่างน้อยเดือนละครั้ง โดยเฉพาะเอกสารจากจดหมายที่ได้รับ ควรเก็บเอกสารในแฟ้มที่ถูกต้องและทำลายเอกสารที่ไม่จำเป็นทันที วิธีนี้จะช่วยให้ในอนาคตคุณไม่ต้องเผชิญกับกองเอกสารอีกเลย

บทความอื่นๆ