อย่างที่รู้กันว่า เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี  ไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชี และเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ หรือตามระยะเวลาที่กฏหมายกำหนด ดังนั้นในแต่ละบริษัท องค์กร ต้องมีพื้นที่สำหรับการจัดเก็บ ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่ภายในบริษัทเองหรือเช่าพื้นที่ภายนอกเพื่อดำเนินการจัดเก็บเอาไว้  ดังนั้นก็มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการจัดการเอกสารเหล่านั้นให้เป็นระเบียบ เพราะปริมาณเอกสารค่อนข้างเยอะ

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารบัญชี

การจัดหมวดหมู่เอกสาร

แบ่งเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ตามประเภทธุรกรรมหรือหัวข้อ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ สัญญา เป็นต้น

การจัดเรียงเอกสาร

จัดเรียงเอกสารตามลำดับวันที่หรือหมายเลขเอกสาร เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

การจัดเก็บเอกสาร

เลือกวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม เช่น การจัดเก็บในแฟ้ม การจัดเก็บในกล่อง หรือการจัดเก็บในระบบดิจิทัล

การจัดทำดัชนีเอกสาร หรือ document index

สร้างดัชนีหรือสารบัญเพื่อระบุตำแหน่งของเอกสารแต่ละประเภท

การสำรองข้อมูล

สำรองข้อมูลเอกสารบัญชีไว้ในหลายๆ แห่ง เพื่อป้องกันการสูญหายหรือความเสียหาย ไม่ว่าจะเป็นการแสกนเอกสารเก็บไว้ บน Cloud  หรือ บน drive

สถานที่จัดเก็บเอกสารบัญชี

• สถานที่ปลอดภัย เลือกสถานที่จัดเก็บที่ปลอดภัยจากไฟไหม้ น้ำท่วม และการโจรกรรม
• สถานที่แห้งและเย็น เอกสารบัญชีควรจัดเก็บในสถานที่ที่แห้งและเย็น เพื่อป้องกันความชื้นและการเสื่อมสภาพ
• สถานที่ที่เข้าถึงได้ง่าย ควรจัดเก็บเอกสารบัญชีในสถานที่ที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ที่ได้รับอนุญาต

จัดเก็บเอกสารบัญชีกับ CloudRoom

การทำลายเอกสารบัญชี

เมื่อเอกสารบัญชีหมดอายุการจัดเก็บแล้ว ควรทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต วิธีการทำลายเอกสารที่ปลอดภัย ได้แก่ การฉีก การเผา หรือการใช้เครื่องทำลายเอกสาร ในปัจจุบันก็มีสถานที่รับทำลายเอกสารที่ได้รับการรับรอง

อัตราค่าบริการรับฝากและทำลายเอกสารกับ CloudRoom